WhatsApp Business'ta otomatik mesaj neden gerekli?
Bir müşteri gece 23.40'ta "Yarın için yeriniz var mı?" diye yazıyor. Yanıt sabah 09.00'da geliyor, ama o saate kadar aynı soruyu başka bir yere de sordu. Cevabı daha hızlı veren işletme müşteriyi alır.
WhatsApp Business uygulamasında üç mesaj aracı kurabilirsiniz: karşılama mesajı, uzakta mesajı ve hızlı yanıtlar. Ek yazılım gerekmez, hepsi uygulamanın içinde. Bu yazıda her birinin ne işe yaradığını, adım adım nasıl kurulacağını ve restoran, güzellik, e-ticaret ve emlak için kopyalayıp kullanabileceğiniz hazır mesajları bulacaksınız. Sonunda da bu üç özelliğin nerede yetmediğini ve o noktada ne yapabileceğinizi göreceksiniz.
WhatsApp Business'ın ne olduğunu ve ücretli olup olmadığını merak ediyorsanız önce WhatsApp Business nedir, ücretli mi? yazımıza bakabilirsiniz.
WhatsApp Business otomatik mesaj araçları: karşılama, uzakta ve hızlı yanıtlar
Üç mesaj aracı kurabilirsiniz: karşılama ve uzakta mesajı siz bir şey yapmadan gider, hızlı yanıtlar ise sık yazdığınız mesajları kısayolla göndermenizi sağlar.
Mesaj türü | Ne zaman gider | Kim tetikler | En uygun kullanım |
|---|---|---|---|
Karşılama mesajı | Sizi ilk kez yazan kişiye | Otomatik | İlk izlenim, müşteriye ne yazacağını söylemek |
Uzakta mesajı | Müsait olmadığınız saatlerde | Otomatik | Mesai dışı, tatil, yoğunluk |
Hızlı yanıtlar | Siz sohbette "/" yazıp bir kısayol seçince | Siz (elle) | Adres, çalışma saati, fiyat gibi sık sorular |
Bir fark önemli: karşılama ve uzakta mesajları siz bir şey yapmadan gönderilir, hızlı yanıtlar ise yazımı hızlandırır ama gönderimi sizin elinizde bırakır. Ayrıca aynı anda yalnızca bir karşılama ve bir uzakta mesajı tanımlayabilirsiniz.
WhatsApp Business otomatik mesaj kurulumu: adım adım
Başlamadan önce WhatsApp Business uygulamasını açın. Android'de sağ üstteki üç nokta menüsünden, iPhone'da Ayarlar'dan İşletme araçları'na girin. Uygulamanızın sürümünde alt menüde Araçlar sekmesi varsa oradan da ulaşabilirsiniz. Menü adları sürüme göre küçük farklar gösterebilir.
Karşılama mesajı nasıl kurulur?
- Karşılama mesajı'nı seçin.
- "Karşılama mesajı gönder" anahtarını açın.
- Metni düzenleyip Tamam'a dokunun.
- Alıcıları seçin: herkes, adres defterinde olmayan herkes, belirli kişiler hariç herkes ya da yalnızca belirli kişiler.
- Kaydet'e dokunun.
Uzakta mesajı nasıl kurulur?
- Uzakta mesajı'nı seçin ve "Uzakta mesajı gönder" anahtarını açın.
- Metni düzenleyip Tamam'a dokunun.
- Zamanlamayı seçin:
- Her zaman gönder: mesaj her durumda gider.
- Özel program: yalnızca belirlediğiniz gün ve saatlerde gider.
- Çalışma saatleri dışında: işletme profilinizde çalışma saatlerini tanımlamışsanız mesai dışında gider.
- Alıcıları seçin, Kaydet'e dokunun.
Mesai dışı için en kolay yol üçüncü seçenek. Önce profilinize çalışma saatlerinizi girin, sonra bu seçeneği kullanın. Mesajların gitmesi için telefonunuzun internet bağlantısının açık olması gerekir.
Hızlı yanıtlar nasıl kurulur?
- Hızlı yanıtlar'ı seçin ve artı (+) işaretine dokunun.
- Bir kısayol yazın (örneğin "adres") ve mesajınızı girin. Metin yerine görsel gibi bir medya da ekleyebilirsiniz.
- Kaydet'e dokunun.
- Bir sohbette mesaj kutusuna / yazın, listeden yanıtı seçin, gerekirse düzenleyin ve gönderin.
Rehberlere göre hızlı yanıtlara medya eklemek yalnızca mobil uygulamada destekleniyor; WhatsApp Web ve masaüstü sürümünde bu konuda kısıtlar olabilir. Güncel durumu kendi uygulamanızda kontrol edin.
Hazır otomatik mesaj örnekleri: restoran, güzellik, e-ticaret ve emlak
Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle değiştirin. İyi bir otomatik mesaj dört kurala uyar: kısadır, müşteriye ne yapacağını söyler, ne zaman dönüş yapacağınızı belirtir ve güncel tutulur. Eski saat ya da fiyat bilgisi içeren bir mesaj hiç mesaj olmamasından daha kötüdür.
Restoran ve kafeler için daha ayrıntlı örnekleri restoran ve kafe mesaj örnekleri yazımızda bulabilirsiniz.
Restoran ve kafe
Karşılama: "Merhaba, [Restoran adı]'na yazdığınız için teşekkürler. Rezervasyon için tarih, saat ve kişi sayısını yazın, size en kısa sürede dönelim."
Uzakta: "Şu an kapalıyız. Çalışma saatlerimiz [10.00-23.00]. Mesajınızı aldık, rezervasyon talebinize açılışta dönüş yapacağız."
Hızlı yanıt kısayolları: /adres, /saat, /menu, /rezervasyon
Güzellik salonu ve klinik
Karşılama: "Merhaba, [Salon adı]'na hoş geldiniz. Randevu için hizmeti, uygun olduğunuz gün ve saati yazmanız yeterli."
Uzakta: "Mesai saatlerimiz dışındayız. Randevu talebinizi aldık, [gün] saat [00.00]'a kadar size dönüş yapacağız."
Hızlı yanıt kısayolları: /fiyat, /randevu, /iptal, /adres
E-ticaret mağazası
Karşılama: "Merhaba, [Mağaza adı] ekibine ulaştınız. Sipariş numaranızı yazarsanız kargo ve iade sorularınızı daha hızlı yanıtlarız."
Uzakta: "Mesajınızı aldık. Hafta içi [09.00-18.00] arasında yanıtlıyoruz, en geç bir sonraki çalışma günü size döneriz."
Hızlı yanıt kısayolları: /kargo, /iade, /beden, /odeme
Emlak ofisi
Karşılama: "Merhaba, [Ofis adı] emlak danışmanlığına hoş geldiniz. İlgilendiğiniz ilan numarasını ya da bölge ve bütçenizi yazın, size uygun seçenekleri iletelim."
Uzakta: "Şu an görüşmedeyiz. Mesajınızı aldık, [gün] günü ilk iş size dönüş yapacağız."
Hızlı yanıt kısayolları: /ilan, /gosterim, /belge, /komisyon
Otomatik mesajlar nerede yetmez?
Uygulamanın üç aracı ilk yanıtı hızlandırır ama sohbeti yönetmez. Bilmeniz gereken sınırlar:
- Aynı anda yalnızca bir karşılama ve bir uzakta mesajı çalışır.
- Her müşteri aynı mesajı alır, mesaj kişiye göre değişmez.
- Mesajlar yalnızca ilk yanıtı kapsar. Müşteri "Cumartesi 4 kişi yer var mı?" gibi özel bir soru sorduğunda yanıtı yine siz yazarsınız.
- Zamanlama kalıpçıdır. Üç seçeneğin dışında koşullu bir kural kuramazsınız.
- Standart WhatsApp uygulamasında otomatik mesaj yoktur; WhatsApp Business uygulaması ya da WhatsApp Business API gerekir. Koşullu yönlendirme, birden fazla otomatik yanıt ya da müşteri bilgisine göre kişiselleştirme için API kullanılır.
Uygulamanın yetmediğini şu işaretlerden anlarsınız:
- Aynı soruları gün içinde defalarca elle yanıtlıyorsunuz.
- Mesai dışında gelen rezervasyon ve randevu talepleri sabaha kadar yanıtsız kalıyor.
- Instagram, Facebook ve web sitesinden de mesaj alıyorsunuz ve hangi müşteriyle nerede konuştuğunuzu takip edemiyorsunuz.
Bu noktada sık soruları kendisi yanıtlayan ve gerektiğinde konuşmayı ekibe devreden bir yapay zekâ sohbet botu devreye girer.
Sohbet botlarının nasıl çalıştığını chatbot nedir yazımızda, Instagram tarafını ise Instagram otomatik mesaj rehberimizde anlattık.
Chatbu ile WhatsApp Business hesabınızı akıllı bir asistana dönüştürün
Chatbu WhatsApp Business hesabınıza bağlanır ve karşılama ve uzakta mesajlarının yapamadığı işi yapar: soruyu anlayıp yanıtlar.
Bağlantı için Facebook girişiyle Chatbu'ya yetki verir ve kendi işletme hesabınızı seçersiniz. Mesajlar Chatbu'nun bulut altyapısında yanıtlandığı için telefonunuzun şarjı bitse ya da interneti kapansa bile müşterileriniz yanıt alır.
- Kendi bilgilerinizle eğitilir. Menü PDF'inizi, fiyat listenizi ya da web sitenizin adresini yükleyin; bot yanıtlarını bu içerikten verir.
- Mesai dışında da yanıt verir. Gece gelen "yarın yeriniz var mı?" mesajına sabaha kadar bekletmeden yanıt verir ve tarih, kişi sayısı gibi bilgileri toplar.
- Randevuyu takvime işler. Google Takvim ile entegre olup sohbet sırasında toplantı ya da randevu kaydı açabilir.
- Gerektiğinde ekibe devreder. Anahtar kelime, duygu ya da niyete göre kural tanımlarsınız; bir şikayet geldiğinde konuşma tüm geçmişiyle ekibinize geçer.
- Tüm kanalları tek yerde toplar. Aynı bot Instagram ve Facebook sayfa mesajlarını ve yorumlarını, Google işletme yorumlarını ve web sitenizi de yanıtlar.Chatbu'yu 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz, kredi kartı gerekmez. Ücretsiz denemeyi başlatın.
WhatsApp Business'ta otomatik mesaj nasıl açılır?
İşletme araçları'ndan karşılama mesajını ya da uzakta mesajını seçin, anahtarı açın, metni yazın ve Kaydet'e dokunun.
Karşılama mesajı kimlere gider?
Sizi ilk kez yazan kişilere. Alıcıları herkes, adres defterinde olmayan herkes, belirli kişiler hariç herkes ya da yalnızca belirli kişiler olarak sınırlayabilirsiniz.
Mesai dışında otomatik mesaj nasıl gönderilir?
Uzakta mesajında "Çalışma saatleri dışında" zamanlamasını seçin. Bunun çalışması için işletme profilinizde çalışma saatlerinin tanımlı olması gerekir.
Standart WhatsApp'ta otomatik mesaj kurulabilir mi?
Hayır. Otomatik mesaj için WhatsApp Business uygulaması ya da WhatsApp Business API gerekir.
Birden fazla otomatik mesaj kurulabilir mi?
Uygulamada aynı anda bir karşılama ve bir uzakta mesajı çalışır. Daha fazlası ya da koşullu yanıtlar için API veya bir sohbet botu kullanılır.
Sonuç: gece gelen mesaj artık sabahı beklemek zorunda değil
Bugün yapabileceğiniz en hızlı iş, karşılama ve uzakta mesajlarını kurmak. İşletme profilinize çalışma saatlerinizi girin, üçüncü zamanlama seçeneğini açın ve yukarıdaki sektör örneklerinden birini kendi bilgilerinizle özelleştirin. Bu hafta içinde en sık gelen beş soruyu hızlı yanıt olarak kaydedin.
Müşteri soruları çoğaldığında ya da mesajlar birden fazla kanaldan gelmeye başladığında, uygulamanın sınırlarına ulaşmış olursunuz. O zaman Chatbu'yu 14 gün ücretsiz deneyin: menünüzü ve sık sorularınızı yükleyin, WhatsApp Business hesabınızı bağlayın ve gece 23.40'taki mesaja da anında yanıt verin.
Kaynaklar
- WhatsApp Business: Greeting and Away Messages (Rasayel): menü yolu, zamanlama ve alıcı seçenekleri, sınırlar
- WhatsApp Business: Quick Replies (Rasayel): hızlı yanıt oluşturma ve kısayol kullanımı
- WhatsApp Business: karşılama, uzakta ve hızlı yanıtların varlığı
- Chatbu Özellikler sayfası: eğitim, devir ve kanal özellikleri
